Häufig gestellte Fragen zu Outlook-Erweiterungen

Eine Outlook-Erweiterung ergänzt das klassische Microsoft
Outlook um zusätzliche Funktionen. Je nach Produkt können
damit beispielsweise Serienmails personalisiert, Anhänge
automatisch gespeichert, doppelte Elemente gefunden oder
eingehende Dokumente automatisch gedruckt werden.

Nach der Installation ist die Erweiterung normalerweise direkt
in die Outlook-Oberfläche integriert. Die Funktionen finden Sie
je nach Outlook-Version im Menüband, im Kontextmenü oder in
einem zusätzlichen Programmbereich.

Die meisten klassischen Outlook-Erweiterungen verwenden die
COM-Add-in-Technik von Microsoft Office. Diese Technik wird
vom klassischen Outlook für Windows unterstützt.

Das neue Outlook für Windows besitzt eine andere technische
Grundlage und unterstützt klassische COM-Add-ins grundsätzlich
nicht in gleicher Weise. Wenn Sie das neue Outlook verwenden,
prüfen Sie bitte vor dem Kauf die Kompatibilitätsangaben des
gewünschten Produkts.

Viele Erweiterungen können mit der Windows-Desktopversion des
klassischen Outlook verwendet werden, die Bestandteil
bestimmter Microsoft-365-Installationen ist.

Entscheidend ist nicht allein das Microsoft-365-Abonnement,
sondern die tatsächlich installierte Outlook-Ausführung.
Prüfen Sie deshalb, ob Sie das klassische Outlook unter Windows
verwenden und ob Ihre Outlook-Version in den Systemanforderungen
des Produkts aufgeführt ist.

Die angebotenen klassischen Outlook-Erweiterungen sind
überwiegend für Microsoft Outlook unter Windows entwickelt.
Eine Installation in Outlook für macOS ist normalerweise nicht
möglich, sofern die jeweilige Produktseite nicht ausdrücklich
etwas anderes angibt.

Viele Outlook-Erweiterungen können sowohl mit lokalen
Outlook-Datendateien als auch mit Postfächern auf einem
Microsoft-Exchange-Server verwendet werden. Der genaue
Funktionsumfang hängt jedoch vom jeweiligen Produkt und von
der Konfiguration des Postfachs ab.

Beachten Sie den Unterschied zwischen einer lokalen
Outlook-Erweiterung und einer serverseitigen Exchange-Lösung:
Eine Outlook-Erweiterung arbeitet normalerweise nur, während
Outlook auf dem betreffenden Computer verfügbar beziehungsweise
geöffnet ist.

1. Schließen Sie Outlook vollständig.
2. Laden Sie die Installationsdatei herunter.
3. Starten Sie die Installationsdatei, bei Bedarf mit
   Administratorrechten.
4. Folgen Sie den Schritten des Installationsprogramms.
5. Starten Sie Outlook nach der Installation neu.
6. Geben Sie den Lizenzschlüssel ein, falls eine Aktivierung
   verlangt wird.

Bei einem Firmencomputer kann die Installation durch
Sicherheitsrichtlinien eingeschränkt sein. Wenden Sie sich
in diesem Fall an Ihre IT-Administration.

Die Erweiterung wird normalerweise im Menüband des klassischen
Outlook angezeigt. Abhängig vom Produkt finden Sie dort eine
neue Registerkarte, eine neue Schaltfläche oder ein zusätzliches
Menü.

Manche Funktionen erscheinen nur in bestimmten Bereichen,
beispielsweise beim Verfassen einer Nachricht, in der
Ordneransicht oder nach dem Markieren mehrerer Nachrichten.

Prüfen Sie zunächst die folgenden Punkte:

• Outlook wurde nach der Installation vollständig neu gestartet.
• Die installierte Erweiterung ist mit Ihrer Outlook-Version
  kompatibel.
• Die Installation wurde mit ausreichenden Benutzerrechten
  durchgeführt.
• Die Erweiterung wurde von Outlook nicht deaktiviert.
• Sicherheitssoftware hat keine Programmdateien blockiert.

Öffnen Sie im klassischen Outlook
Datei → Optionen → Add-Ins. Im unteren Bereich
des Fensters können Sie die COM-Add-ins verwalten. Prüfen Sie,
ob die betreffende Erweiterung aktiviert ist.

Öffnen Sie im klassischen Outlook
Datei → Optionen → Add-Ins. Wählen Sie unten bei
„Verwalten“ den Eintrag „COM-Add-Ins“ und öffnen Sie den Dialog
über „Los“.

Entfernen Sie das Häkchen neben der Erweiterung, um sie
vorübergehend zu deaktivieren. Zum erneuten Aktivieren setzen
Sie das Häkchen wieder.

Schließen Sie Outlook und öffnen Sie anschließend in Windows
die Liste der installierten Apps beziehungsweise Programme.
Wählen Sie die gewünschte Erweiterung aus und starten Sie die
Deinstallation.

Starten Sie den Computer oder Outlook anschließend neu, falls
das Deinstallationsprogramm dazu auffordert.

Ja. Mit einer entsprechenden Serienmail-Erweiterung können
Datenfelder nicht nur in den Nachrichtentext, sondern auch in
die Betreffzeile eingefügt werden.

Dadurch kann beispielsweise aus einem allgemeinen Betreff wie
„Ihre Unterlagen“ ein individueller Betreff wie
„Ihre Unterlagen für Frau Beispiel“ erzeugt werden.

Ja. Eine Serienmail-Erweiterung kann allen erzeugten Nachrichten
denselben Anhang hinzufügen. Je nach Produkt können auch mehrere
Anhänge gleichzeitig ausgewählt werden.

Der Versand wird üblicherweise aus dem Seriendruck-Assistenten
in Microsoft Word gestartet. Im letzten Schritt werden die
Nachrichteneinstellungen und die gewünschten Anhänge festgelegt.

Ja. Für persönliche Anhänge wird in der Datenquelle eine Spalte
mit dem Dateipfad oder Dateinamen angelegt. Jeder Datensatz kann
dadurch auf eine andere Datei verweisen.

So können beispielsweise individuelle Rechnungen, Zertifikate,
Auswertungen oder Vertragsunterlagen automatisiert an die
jeweils richtige Person gesendet werden.

Eine geeignete Serienmail-Erweiterung kann aus einem
personalisierten Word-Dokument für jeden Datensatz eine eigene
PDF-Datei erzeugen und diese an die zugehörige Nachricht
anhängen.

Je nach verwendeter Produktversion können personalisierte
Dokumente außerdem als einzelne Dateien in einem ausgewählten
Ordner gespeichert werden, ohne dass sie unmittelbar per E-Mail
versendet werden müssen.

Je nach Serienmail-Produkt und Lizenzvariante können erzeugte
PDF- oder DOCX-Dateien mit einem Passwort geschützt werden.
Dabei kann für alle Dateien dasselbe Passwort oder für jeden
Empfänger ein individuelles Passwort verwendet werden.

Bei sensiblen Unterlagen sollte das Passwort über einen anderen
Kommunikationsweg übermittelt werden. Prüfen Sie außerdem die
Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben Ihrer Organisation.

Bei einem persönlichen Versand wird für jeden Empfänger eine
eigene Nachricht erzeugt. Im Empfängerfeld steht deshalb nur
die jeweils zugehörige Adresse. Andere Empfänger der Aussendung
sind nicht sichtbar.

Das unterscheidet diese Versandart von einer einzelnen Nachricht
mit mehreren Adressen im An-, CC- oder BCC-Feld.

Wenn in Outlook mehrere E-Mail-Konten eingerichtet sind, kann
bei unterstützten Serienmail-Erweiterungen ein Absenderkonto
ausgewählt werden.

Das Senden im Namen eines anderen Postfachs setzt die
entsprechenden Berechtigungen in Microsoft 365 oder Exchange
voraus. Die Erweiterung kann fehlende Serverberechtigungen
nicht ersetzen.

Ja. Eine Erweiterung zur Anhangsverarbeitung kann Anhänge aus
eingehenden Nachrichten automatisch in einem festgelegten
Ordner speichern.

Für unterschiedliche Absender, Outlook-Ordner, Dateitypen oder
andere Bedingungen können Regeln eingerichtet werden. Dadurch
lassen sich beispielsweise Rechnungen, Bestellungen oder
Berichte automatisch sortieren.

Abhängig von der gewählten Einstellung kann der Anhang in der
Nachricht verbleiben, entfernt oder durch einen Verweis auf die
gespeicherte Datei ersetzt werden.

Das Auslagern großer Anhänge kann die Größe der Outlook-
Datendatei reduzieren. Die gespeicherten Dateien müssen
anschließend jedoch zuverlässig gesichert werden. Verschieben
oder löschen Sie einen Zielordner nicht, solange Nachrichten
auf dessen Dateien verweisen.

Ja. Eine Anhangsverwaltung kann Dateien in eingehenden und
ausgehenden Nachrichten automatisch als ZIP-Archiv verarbeiten.
Je nach Einstellung können auch kennwortgeschützte oder
selbstentpackende Archive erzeugt werden.

Beachten Sie, dass manche E-Mail-Systeme ausführbare oder
selbstentpackende Archive aus Sicherheitsgründen blockieren.

Eine entsprechende Funktion kann die Liste der von Outlook
blockierten Dateitypen verwalten. Dadurch lässt sich festlegen,
welche Dateitypen Outlook als sicher oder unsicher behandeln
soll.

Das Freigeben blockierter Dateitypen kann ein Sicherheitsrisiko
darstellen. Öffnen Sie Dateien nur, wenn Absender und Inhalt
zweifelsfrei vertrauenswürdig sind und die Sicherheitsrichtlinien
Ihrer Organisation dies erlauben.

Je nach gewähltem Produkt können doppelte E-Mails und Beiträge
oder andere Outlook-Elemente wie Kontakte, Termine, Aufgaben,
Notizen und Journaleinträge gesucht werden.

Für doppelte Nachrichten und für andere Outlook-Elemente können
unterschiedliche Erweiterungen erforderlich sein. Prüfen Sie
deshalb vor dem Kauf, welche Elementtypen das jeweilige Produkt
unterstützt.

Nicht zwingend. Abhängig von der gewählten Aktion können
gefundene Dubletten gelöscht, markiert, kopiert oder in einen
anderen Outlook-Ordner verschoben werden.

Für den ersten Suchlauf empfiehlt es sich, Dubletten zunächst
in einen separaten Prüf- oder Sicherungsordner zu verschieben.
Kontrollieren Sie das Ergebnis, bevor Sie Elemente endgültig
löschen.

Ja. Unterstützte Produkte können ausgewählte Ordner oder mehrere
Outlook-Ordner miteinander vergleichen. Je nach Umgebung können
lokale PST-Dateien, zwischengespeicherte Exchange-Postfächer und
freigegebene beziehungsweise öffentliche Ordner berücksichtigt
werden.

Bei sehr großen Postfächern kann der erste Suchlauf entsprechend
länger dauern. Schließen Sie währenddessen keine Outlook-
Datendateien und unterbrechen Sie die Netzwerkverbindung zu
Exchange nicht.

Ja. Eine Druckerweiterung kann ausgewählte Outlook-Ordner
überwachen und neue Nachrichten automatisch drucken. Über
Outlook-Regeln kann zuvor festgelegt werden, welche Nachrichten
in den überwachten Ordner verschoben werden.

Auf diese Weise können zum Beispiel Bestellungen, Rechnungen
oder Statusmeldungen automatisch an einen bestimmten Drucker
gesendet werden.

Ja. Je nach Einstellung können nur die Nachricht, nur die
Anhänge oder beide Bestandteile gedruckt werden. Auch die
Auswahl eines bestimmten Druckers und die Beschränkung auf
ausgewählte Dateitypen sind möglich.

Typische unterstützte Formate sind PDF-Dokumente,
Office-Dokumente, Tabellen und Bilddateien. Für den Druck eines
Dateiformats muss normalerweise eine geeignete Anwendung
beziehungsweise ein zugehöriger Druckmechanismus unter Windows
installiert sein.

Die Auswahl kann auf bestimmte Dateiendungen beschränkt werden,
sodass beispielsweise ausschließlich PDF-Dateien gedruckt
werden.

Eine geeignete Druckerweiterung kann Inhalte verschiedener
Archivformate entpacken und anschließend die darin enthaltenen
unterstützten Dokumente drucken. Dazu können unter anderem
ZIP-, RAR-, GZ- und 7Z-Archive gehören.

Verschlüsselte Archive benötigen das passende Passwort und
können nicht in jedem automatisierten Arbeitsablauf ohne
Benutzereingriff verarbeitet werden.

Für viele Outlook-Erweiterungen ist eine zeitlich begrenzte
Testversion verfügbar. Ob eine Testversion angeboten wird und
welche Einschränkungen gelten, entnehmen Sie bitte der
jeweiligen Produktseite.

Nutzen Sie die Testphase insbesondere, um die Kompatibilität
mit Ihrer Outlook-Version, Ihrem Postfach und den
Sicherheitsrichtlinien Ihrer Organisation zu prüfen.

Die erlaubte Anzahl von Installationen richtet sich nach dem
Lizenzmodell des jeweiligen Produkts. Eine Einzelplatzlizenz,
eine Mehrbenutzerlizenz und eine serverbezogene Lizenz können
unterschiedliche Nutzungsrechte besitzen.

Maßgeblich sind die Produktbeschreibung und die zum Kauf
gehörenden Lizenzbedingungen.

Aktualisierungen werden je nach Produkt über eine integrierte
Updateprüfung, einen Downloadbereich oder einen neuen
Installationsdownload bereitgestellt.

Prüfen Sie vor einem Update, ob Ihre Lizenz beziehungsweise Ihr
Abonnement die neue Version umfasst. Schließen Sie Outlook vor
der Installation der Aktualisierung.

Senden Sie nach Möglichkeit folgende Informationen mit:

• Name der Erweiterung
• Bestellnummer
• Versionsnummer der Erweiterung
• Outlook- und Windows-Version
• genauer Wortlaut der Fehlermeldung
• Beschreibung der durchgeführten Schritte
• gegebenenfalls einen bereinigten Screenshot

Übermitteln Sie keine Passwörter und veröffentlichen Sie keinen
vollständigen Lizenzschlüssel. Persönliche Inhalte aus E-Mails
sollten vor dem Versand eines Screenshots unkenntlich gemacht
werden.